Одна домашняя хозяйка постоянно теряла списки, которая она
составляла. Она больше тратила времени на поиски вчерашнего списка,
чем на составление сегодняшнего. Чтобы помочь ей взять время под
контроль, я сложил все ее списки в записную книжку. Благодаря этому
она могла постоянно пополнять свои текущие списки делами "А",
оставшиеся невычеркнутыми в предыдущих списках.
Что должно быть в списке
Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные
дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен
ли вам список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете
сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать
сегодня? Существует много вариантов, и у различных людей существуют
разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в
список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для
вас большое значение и могут остаться несделанными без особого
внимания с вашей стороны.
Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных
целей, в ваш список "Что надо сделать". Хотя может
показаться странным увидеть перечень таких дел, как "начать
изучение французского" или "найти новых друзей" в том
же списке, в котором будет упомянуто: "купить открытку для
поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет
молока", но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться
в один и тот же день. Если вы будете пользоваться вашим списком "Что
надо сделать" для работы над следующими списками, вам надо,
чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким образом
вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать
над ними.
Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите
его и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о
няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о
том, не помогут ли вам справиться- с этими делами люди, находящиеся в
положении равном с вами или даже ваше начальство: не смогут ли они
сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более
простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем.
Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться
составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это
возможно, обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее
знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в
списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые
можно выполнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше
делать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.
Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты.
Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В
результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность
их деятельности - низка, потому что задания, которые они выполняют
относятся к группе "В". Другие люди любят начинать
выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в
списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее - это взять
ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б"
или "В" в зависимости от их важности для вас. Постарайтесь
внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов.
Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке
и помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые -
красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного
распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на
первом записывались дела "А", на втором -дела "Б",
а на третьем - многочисленные дела из группы "В". При этом
списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В".
Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку "В" прежде,
чем дела из первых списков не были завершены, вы осознавали, что
используете свое время не самым лучшим образом.
Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно
группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от
характера дел: "поговорить по телефону", "написать",
"подумать", "принять решение", "продиктовать".
Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим,
"о загрязнении окружающей среды") или по общему
месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и
том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и
тому же лицу (несколько дел, требующих внимания вашего
‹‹ Предыдущая
Содержание
Следующая ››
|